De meest vergeten kosten bij het organiseren van een evenement

Je hebt een locatie gevonden, de catering geregeld en een spreker geboekt. Het budget lijkt rond. Toch blijkt na afloop dat het evenement duurder is geworden dan verwacht.

Dat komt meestal niet door één grote tegenvaller. Het zijn juist de kleinere kosten die tijdens de voorbereiding over het hoofd worden gezien. Extra opbouwuren, aanvullende techniek, schoonmaak of beveiliging lijken los van elkaar misschien beperkt. Samen kunnen ze een flink deel van het budget innemen.

Met een realistische begroting voorkom je verrassingen. Daarom zetten we de meest vergeten kosten bij het organiseren van een evenement voor je op een rij.

1. Opbouw- en afbouwuren

Veel organisatoren kijken vooral naar de duur van het evenement zelf. Een bijeenkomst van één dag vraagt in de praktijk vaak meer tijd.

Denk bijvoorbeeld aan:

• het plaatsen van podia, stands en decoratie;
• het aansluiten en testen van techniek;
• het klaarzetten van meubilair;
• het ontvangen van leveranciers;
• het afbreken en afvoeren van materialen.

Sommige locaties rekenen extra kosten wanneer leveranciers al vroeg naar binnen moeten of pas laat kunnen vertrekken. Ook avonduren, weekenduren of nachtelijke afbouw kunnen duurder zijn.

Vraag daarom vooraf hoe laat de locatie beschikbaar is en binnen welke tijden alles weer moet zijn opgeruimd. Neem de volledige productieperiode mee in de begroting, niet alleen de openingstijden voor bezoekers.

2. Aanvullende techniek

Een zaal beschikt vaak over standaard audiovisuele middelen. Dat betekent niet automatisch dat alles wat je nodig hebt bij de huurprijs is inbegrepen.

Misschien is er één microfoon aanwezig, terwijl je er drie nodig hebt. Of je wilt naast een presentatiescherm ook een extra scherm voor bezoekers achter in de zaal. Andere mogelijke kosten zijn:

• extra microfoons;
• headsets of dasspeldmicrofoons;
• speakers en mengpanelen;
• podiumverlichting;
• livestreamapparatuur;
• opname van presentaties;
• een technische medewerker;
• een laptop of presentatieklikker;
• extra kabels en aansluitingen.

Breng daarom vooraf precies in kaart wat er tijdens ieder programmaonderdeel nodig is. Laat sprekers ook tijdig hun technische wensen doorgeven.

Een eenvoudige presentatie vraagt iets anders dan een panelgesprek, videoproductie of liveoptreden. Wij hebben gemerkt dat dit bij de ene locatie meer kost dan bij de andere. Bij locaties zoals Spant Bussum, die veel aanvullende techniek al in-house hebben, is het bijvoorbeeld goedkoper dan bij locaties waar ze externen moeten inhuren. 

3. Elektriciteit en stroomvoorziening

Stroom lijkt vanzelfsprekend. Toch kan het stroomverbruik bij grotere evenementen flink oplopen.

Denk aan verlichting, cateringapparatuur, stands, koelingen, beeldschermen en geluidsinstallaties. Niet iedere ruimte heeft voldoende aansluitpunten of capaciteit. Daardoor kan een aanvullende stroomvoorziening nodig zijn.

Bij buitenlocaties of tijdelijke evenementen kunnen ook aggregaten, stroomverdelers en kabelgoten nodig zijn. Daar komen mogelijk brandstof-, installatie- en transportkosten bij.

Vraag leveranciers hoeveel stroom zij gebruiken en welk type aansluiting nodig is. Zo voorkom je dat tijdens de opbouw blijkt dat een apparaat niet kan worden aangesloten.

4. Beveiliging en toezicht

Niet ieder evenement heeft uitgebreide beveiliging nodig. Toch kunnen beveiligers, portiers of verkeersregelaars verplicht of verstandig zijn.

Dat hangt onder andere af van:

• het aantal bezoekers;
• het type publiek;
• de aanwezigheid van bekende gasten;
• alcoholgebruik;
• de locatie;
• de eindtijd;
• gemeentelijke voorwaarden;
• de waarde van apparatuur en materialen.

Ook garderobebewaking, toezicht bij ingangen of controle van toegangsbewijzen kunnen extra personeel vragen.

Bespreek vroeg in het proces welke veiligheidsmaatregelen nodig zijn. Wacht daar niet mee tot de laatste week. Voor sommige evenementen moet je namelijk ook vergunningen aanvragen of een veiligheidsplan aanleveren.

5. Schoonmaak

Schoonmaakkosten worden regelmatig onderschat. Veel locaties leveren een ruimte schoon op, maar rekenen aparte kosten voor schoonmaak na afloop.

Bij grotere evenementen kan ook tussentijdse schoonmaak nodig zijn. Bijvoorbeeld bij toiletten, cateringpunten of drukke ontvangstruimtes.

Extra kosten kunnen ontstaan door:

• afval na opbouw en afbouw;
• confetti of decoratiemateriaal;
• eten en drinken in meerdere ruimtes;
• grote bezoekersaantallen;
• vervuiling van buitenterreinen;
• extra afvalcontainers;
• gescheiden afvalinzameling.

Vraag wat onder de standaard schoonmaak valt en welke situaties tot een toeslag leiden. Maak daarnaast duidelijke afspraken met leveranciers over het meenemen van verpakkingen en restmateriaal.

6. Personeel en begeleiding

Een evenement draait niet vanzelf. Naast sprekers en leveranciers zijn vaak mensen nodig om alles in goede banen te leiden.

Denk aan:

• hosts en hostesses;
• medewerkers bij de registratiebalie;
• garderobemedewerkers;
• zaalbegeleiders;
• technische ondersteuning;
• cateringspersoneel;
• een floormanager;
• EHBO’ers;
• iemand die leveranciers ontvangt.

Bereken niet alleen hoeveel mensen nodig zijn, maar ook hoelang zij aanwezig moeten zijn. Personeel start vaak ruim voor de binnenkomst van de eerste bezoeker en vertrekt pas na de afbouw.

Houd ook rekening met avond-, nacht- of weekendtoeslagen.

7. Transport, parkeren en logistiek

Een evenement met veel materialen vraagt om een goede logistieke planning. Transportkosten worden vooral vergeten wanneer meerdere leveranciers zelfstandig spullen aanleveren.

Mogelijke kosten zijn:

• bezorg- en ophaalkosten;
• parkeerkosten;
• laad- en lostijd;
• tijdelijke opslag;
• een verhuislift of heftruck;
• pendelvervoer;
• verkeersregelaars;
• parkeerkaarten voor bezoekers of medewerkers.

Controleer ook of grote voertuigen de locatie goed kunnen bereiken. Een kleine ingang, beperkte laadzone of gebrek aan opslag kan extra handelingen en dus extra kosten veroorzaken.

8. Meubilair en inrichting

Een locatie heeft meestal tafels en stoelen. Toch sluit het aanwezige meubilair niet altijd aan bij het programma of de gewenste uitstraling.

Misschien heb je statafels nodig voor een netwerkborrel, comfortabele stoelen voor een congres of speciale tafels voor workshops. Ook garderoberekken, planten, signing en podiummeubilair kunnen apart worden berekend.

Denk daarnaast aan:

• transport van het meubilair;
• op- en afbouw;
• styling;
• schade of vermissing;
• schoonmaak;
• extra opslag.

Vraag vooraf welke opstellingen standaard mogelijk zijn. Een bestaande zaalopstelling gebruiken is vaak voordeliger dan alles volledig opnieuw laten inrichten.

9. Vergunningen en verzekeringen

Afhankelijk van het type evenement kunnen vergunningen nodig zijn. Bijvoorbeeld voor geluid, alcohol, tijdelijke bouwwerken, buitenactiviteiten of het afsluiten van een weg.

Ook verzekeringen kunnen relevant zijn. Denk aan een evenementenverzekering, aansprakelijkheidsverzekering of annuleringsverzekering.

De kosten zelf zijn niet altijd hoog, maar het ontbreken van een vergunning of verzekering kan grote financiële gevolgen hebben.

Controleer daarom ruim op tijd welke regels gelden bij de locatie en gemeente.

10. Catering buiten de standaardafspraken

Bij catering kijken organisatoren vaak vooral naar de prijs per persoon. Toch kunnen aanvullende wensen het totaalbedrag verhogen.

Voorbeelden zijn:

• dieetwensen en allergieën;
• extra koffiemomenten;
• drankjes na de officiële eindtijd;
• bediening in meerdere ruimtes;
• huur van servies en glaswerk;
• late wijzigingen in bezoekersaantallen;
• personeelsmaaltijden;
• kurkengeld;
• extra koeling of apparatuur.

Geef het verwachte bezoekersaantal zo nauwkeurig mogelijk door. Bespreek ook tot welk moment je kosteloos wijzigingen kunt aanbrengen.

Vergeet bovendien de mensen achter de schermen niet. Technici, artiesten en leveranciers zijn soms de hele dag aanwezig en hebben ook eten en drinken nodig.

11. Bewegwijzering en drukwerk

Bezoekers moeten zonder zoeken de ingang, registratiebalie, garderobe en juiste zaal kunnen vinden. Hiervoor zijn soms meer materialen nodig dan vooraf gedacht.

Denk aan:

• banners;
• stoepborden;
• zaalbordjes;
• bewegwijzering;
• badges;
• programmaboekjes;
• menukaarten;
• stickers;
• parkeerborden.

Naast de productie betaal je mogelijk voor ontwerp, spoedlevering, plaatsing en verwijdering.

Controleer of je bestaande digitale schermen kunt gebruiken. Dat bespaart drukwerk en maakt aanpassingen op het laatste moment makkelijker.

12. Wijzigingen op het laatste moment

Een programma verandert bijna altijd. Er meldt zich een extra spreker, het aantal bezoekers stijgt of een onderdeel verhuist naar een andere ruimte.

Losse wijzigingen lijken klein, maar hebben vaak invloed op meerdere leveranciers. Een extra sessie kan bijvoorbeeld ook extra techniek, catering, personeel en bewegwijzering vragen.

Neem daarom een reservering op in het budget. Een financiële buffer van ongeveer tien procent geeft ruimte voor normale wijzigingen en onverwachte kosten.

Het doel van zo’n buffer is niet om hem volledig uit te geven. Hij voorkomt vooral dat één aanpassing direct ten koste gaat van de kwaliteit van het evenement.

Maak een begroting per onderdeel

Een realistische evenementenbegroting bestaat uit meer dan alleen locatiehuur en catering. Verdeel het budget daarom in duidelijke onderdelen, zoals:

• locatie;
• techniek;
• catering;
• personeel;
• programma;
• inrichting;
• transport;
• communicatie;
• veiligheid;
• schoonmaak;
• vergunningen;
• onvoorzien.

Vraag offertes op waarin alle onderdelen afzonderlijk worden vermeld. Zo zie je sneller welke diensten wel en niet zijn inbegrepen.

Let ook op woorden als “vanaf”, “standaard” en “op aanvraag”. Die kunnen betekenen dat bepaalde onderdelen later nog worden toegevoegd.

Goede voorbereiding voorkomt financiële verrassingen

De meest vergeten kosten zijn meestal geen vreemde of onnodige uitgaven. Ze horen gewoon bij het organiseren van een veilig, verzorgd en professioneel evenement.

Door vroeg vragen te stellen, leveranciers duidelijke informatie te geven en ruimte te houden voor wijzigingen, krijg je meer grip op het budget.

Dan hoef je tijdens de laatste voorbereidingen niet ineens te besparen op onderdelen die juist belangrijk zijn voor je bezoekers. Alles staat klaar, iedereen weet wat er moet gebeuren en jij kunt je richten op het evenement zelf.